Soporte Mi Negocio

Proceso de Implementación

Creado hace 3 años ago

Autor: Sergueip

Email: [email protected]

Prerrequisitos:

El proceso inicia cuando el cliente es trasladado a la etapa de Implementación, como prerrequisito deberá contar con:

  • Contrato firmado,
  • Factura emitida,
  • Realización del primer pago,
  • Además, información acerca del tipo de Emisor y tipo de facturación que utilizará el cliente.
  • La persona responsable de facturación y cobro deberá colocar si la implementación la va a realizar el departamento interno o el Asesor comercial.

Una vez se encuentre en la etapa de implementación el Jefe de este proceso, en un plazo máximo de 8 horas laborables, deberá comunicarse con el cliente, explicarle el proceso general de implementación, asignar una persona para la implementación, y coordinar el día y hora para el inicio de la misma, el canal puede ser físico, virtual o mixto, por ningún motivo (a menos que sea decisión del cliente) debe sobrepasar el inicio del proceso de implementación en un máximo de 5 días laborables. Gestionar y coordinar para un eficiente y ágil proceso de implementación es la principal labor del Líder de este departamento, procurando siempre la satisfacción del cliente.

Implementación:

El proceso de Implementación consta de los siguientes pasos:

  1. Conocimiento del cliente y su proceso comercial, administrativo, operaciones y contable.
  2. Definición de la persona responsable del Proyecto por parte de la empresa cliente.
  3. Definición del cronograma de implementación, personas responsables y asistentes para cada evento.
  4. Creación de la empresa y del usuario Administrador.
  5. Activar los plugins necesarios para la operación comercial del cliente.
  6. Migración y carga de datos iniciales.
  7. Parametrización y configuración.
  8. Seguridades, roles y permisos.
  9. Capacitación.
  10. Salida a Producción.
  11. Seguimiento.

Es importante conocer que el proceso completo tendrá una duración entre 4 a 16 horas dependiendo del producto, tamaño de la empresa y complejidad de sus procesos. Cada implementador tiene la obligación de registrar en la herramienta empresarial el avance de cada proceso de manera oportuna.

  1. Conocimiento del cliente y su proceso comercial, administrativo, operaciones y contable:
    • El implementador deberá consultar acerca de cuál es el giro del negocio, el flujo del proceso operativo enfocándose en compras, pagos, ventas, cobros.
    • El cliente posee o no vendedores externos.
    • Número de locales comerciales que posee.
    • Organigrama de la empresa definiendo las personas responsables de procesos críticos.
    • Consultar si la empresa realiza importaciones.
    • La empresa posee un sistema o Mi Negocio será su primer sistema?
    • Cuáles son las principales necesidades de mejora en su actual proceso?
    • Realizan promociones
    • Pagan comisiones por ventas o cobros
    • Otras consideraciones que puedan ser importantes para el proceso
  2. Creación de la empresa y del usuario Administrador:

Este proceso es restringido y lo pueden realizar: el Jefe de Implementación, y los implementadores con el conocimiento suficiente para crear el emisor. Crearán la empresa con los parámetros iniciales, siempre basados en el Servicio de Rentas Internas, activará los plugins necesario para el giro de negocio y cargarán las credenciales en los comentarios del Lead en CRM, y enviarán por correo electrónico al responsable de la implementación el Usuario y clave para continuar con el proceso.

3. Activar Plugins:

Revisar listado de plugins: https://helpdesk.minegocio.com.ec/plugins-mi-negocio/

4. Migración y carga de datos iniciales:

Revisar tutoriales Migración y Carga de datos Iniciales.

https://helpdesk.minegocio.com.ec/inventarios/

https://helpdesk.minegocio.com.ec/3-2-carga-masiva-de-proveedores/

https://helpdesk.minegocio.com.ec/2-1-carga-masiva-de-clientes/

5.Parametrización y configuración:

Revisar Tutoriales Parametrización y Configuración. Próximamente

6. Seguridades, roles y permisos:

Revisar Tutoriales Seguridad, Roles y Permisos. Próximamente

7. Capacitación:

Revisar Tutoriales de la categoría Introducción, Inventarios, Ventas, Compras, Cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad y Gerencial. https://helpdesk.minegocio.com.ec/category/capacitacion/

8. Salida a Producción:

  • Adjuntar a CRM el Acta de Implementación firmada por el cliente.
  • Si durante la venta o implementación el cliente necesita desarrollos personalizados se los debe tratar con el Product Owner de Mi Negocio para que los analice si son viables, si tendrán costo y priorizarlos. 
  • Solicitar al Jefe de implementación cambiar la fecha del emisor, en el campo “fecha renovación” colocar la fecha del próximo vencimiento, sea anual o mensual, tomando de referencia el día que salen a producción.

9. Seguimiento: Transcurridas dos semanas de la salida a producción, en el caso de ser Mi Negocio contable, verificar si existen asientos descuadrados.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Debes ingresar/registrarte para enviar consultas