PROCEDIMIENTO DE DÉBITOS AUTOMÁTICOS	PR-ADM-02
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FECHA DE EMISION: 06-diciembre de 2021	FECHA DE REVISION: 06-diciembre de 2021	Página 1 de 1

PROCESO DE COBROS Y DÉBITOS A CUENTAS DEL CLIENTE

1. Objetivo: Bancarizar a los actuales clientes de Mi Negocio y los potenciales asociados de negocios
   1. 1 A diciembre de 2021 por lo menos gestionar el 15% de clientes vigentes y un 80% de las nuevas altas de diciembre de 2021

2. Alcance: Aplica para los procesos comercial, facturación y cobranza, y los demás canales de venta en Ecuador.
3. Responsabilidades

3.1 Asesor Comercial

3.1.1. Acordar con el cliente la forma de pago, es decir, mediante débito bancario o cobro recurrente por tarjeta de crédito o débito

3.1.2 Gestionar la firma del documento “Autorización de Débito” y validar que esté legible y en formato PDF

3.1.3 Remitir al responsable de cobranzas el primero cobro, la autorización de débito y la cédula del firmante de la autorización del débito bancario para que sea adjuntada al BITRIX

3.1.4 Se establece como tiempo máximo 10 días de plazo para remitir la carta de autorización de débitos automáticos firmada por el cliente a partir de la fecha de emisión de la primera factura.

3.1.5 Para el KPI individual de débito automáticos, los asesores comerciales deberán mantener un porcentaje de al menos el 80% de sus nuevos clientes con esta modalidad de pago. Otorgando un 20% como máximo, respecto a clientes que no opten por esta opción y seleccionen transferencia como forma de pago. En caso de sobrepasar el 20% deberá solicitar autorización al Jefe Inmediato.

3.2 Asistente Comercial

3.2.1 Crear el contrato en función de la oportunidad de venta cerrada con el cliente.

3.2.2 Enviar el contrato al asesor comercial.

3.2.3 Dar seguimiento a la firma del contrato del cliente, verificar convenio de autorización de débitos y subir al sistema en sección clientes ambos documentos (Clientes –  Adjunto)

3.2.4 Verificar por medio de los reportes del Bitrix que la carta de “Autorización de Débito” se encuentre adjunta al lead que tenga como forma de pago Débito bancario y alertar al Asesor Comercial de existir el incumplimiento de ser el caso.

3.3 Asistente Facturación

3.3.1 Durante la gestión de cobranzas gestionar la firma del documento “Autorización de Débito” y validar que esté legible y en formato PDF

3.4 Asistente Cobranzas

3.4.1 Verificar que el Asesor comercial remita el documento “Autorización de Débito” firmado, se concede al Asesor Comercial un plazo de 10 días a partir de la fecha de emisión de la primera factura para remitir la carta de “Autorización de Débito” firmada, por ende, el Asistente de Cobranzas podrá cambiar de etapa a implementación teniendo en cuenta dicho particular.

3.4.2 El Asistente de Cobranzas registrará en el BITRIX si ya se encuentra remitida la carta de autorización cuando la forma de pago sea con débito automático y controlará que se encuentren los documentos de respaldo para el débito recurrente

4. Políticas
   4.1 Toda venta debe ingresar con modalidad de pago débito automático (Cuentas Bancarias o Tarjetas de Crédito). Quien podrá excepcionar esta política es el Jefe Comercial.
5. Procedimiento
   I. Una vez accedido por el cliente el débito automático mandar por medio electrónico usando el siguiente formato: https://helpdesk.minegocio.com.ec/wp-content/uploads/2021/12/formato_debito.docx
   II. Solicitar al cliente que lo imprima, llene todos los campos, firme con esfero azul, tome una fotografía CLARA y envíe al asesor.
   III. Comprobar con el cliente por mensaje interno que los datos del archivo se encuentran llenados correctamente.
   IV. Solicitar al cliente una copia de su cédula para verificar la firma del débito bancario coincida con la cédula
   V. Una vez validado que la imagen está clara, convertir a PDF y remitir al responsable de cobranzas con la finalidad que adjunte el archivo al BITRIX como adjunto para que la persona responsable del proceso de contrato lo adjunte al cliente en Mi Negocio.